Fondsen lezen veel plannen, vaak naast elkaar. Wat opvalt is een plan dat snel duidelijk maakt wat er gebeurt, voor wie, en waarom dat past bij het fonds. Mooie zinnen helpen daar weinig bij. Concrete informatie wel.
Begin bij het fonds, niet bij je project
Lees voordat je gaat schrijven de doelstelling en de richtlijnen van het fonds goed door. Veel aanvragen worden afgewezen omdat ze niet binnen de doelstelling vallen, terwijl het project zelf prima is. Kijk ook of het fonds eerder vergelijkbare projecten heeft gesteund. Veel fondsen publiceren dat in hun jaarverslag of op hun website.
Vraag je af welk deel van je project het beste aansluit bij dit fonds, en leg daar de nadruk op.
De vaste onderdelen
De volgorde en de naam verschillen per fonds, maar dit komt bijna altijd terug:
Samenvatting
Een korte alinea met wat je gaat doen, wanneer, waar, voor wie en hoeveel je vraagt. Schrijf deze als laatste. Sommige beoordelaars lezen alleen dit stuk grondig voordat ze besluiten of de rest de moeite waard is.
Aanleiding
Welk probleem of welke kans ligt er? Onderbouw dat waar je kan, met cijfers uit de gemeente, ervaringen uit eerdere edities of signalen uit de doelgroep zelf.
Doel en doelgroep
Wat wil je bereiken en bij wie? Wees specifiek. “Jongeren” is te breed, “jongeren van 14 tot 18 jaar uit de wijken Oost en Overdie die nu niet aan sport doen” is iets waar een fonds zich iets bij kan voorstellen.
Activiteiten en planning
Wat ga je concreet doen en wanneer? Een eenvoudige tijdlijn per maand of fase werkt goed.
Organisatie
Wie voert het uit, en waarom kunnen jullie dat? Noem relevante ervaring en partners waarmee je samenwerkt.
Resultaten en meting
Hoe weet je straks of het gelukt is? Noem meetbare resultaten, zoals aantallen deelnemers of bezoekers, en hoe je die gaat bijhouden. Dit is ook de basis voor je verantwoording later.
Begroting
Met kosten en dekkingsplan. Lees daarover meer in een begroting maken voor je subsidieaanvraag.
Continuïteit
Vooral vermogensfondsen willen weten wat er na de bijdrage gebeurt. Is het eenmalig, of kun je het daarna zelf voortzetten?
Schrijftips
- Houd je aan de maximale lengte. Een plan van vier pagina's waar er twee gevraagd worden, laat zien dat je de richtlijnen niet goed hebt gelezen.
- Schrijf zoals je praat. Korte zinnen, actieve vorm, geen jargon. De beoordelaar kent je sector misschien niet.
- Maak het concreet. Vervang woorden als “divers”, “innovatief” en “verbindend” door een voorbeeld van wat er echt gebeurt.
- Laat het lezen door iemand van buiten. Snapt iemand die het project niet kent na één keer lezen wat je gaat doen? Dan zit het goed.
- Zorg dat cijfers overal hetzelfde zijn. Data, aantallen en bedragen in de tekst moeten overeenkomen met de begroting en het aanvraagformulier.
Hergebruiken zonder te kopiëren
Vraag je bij meerdere fondsen aan, dan is het verleidelijk om hetzelfde plan overal in te sturen. Beter is om met een vaste basis te werken en per fonds de nadruk te verleggen. De activiteiten blijven gelijk, maar voor een cultuurfonds vertel je meer over de artistieke keuzes en voor een welzijnsfonds meer over wie je bereikt en wat het hen oplevert.
Fondspilot is precies hiervoor gemaakt: één masterplan per project, met per fonds een eigen variant. Bekijk hoe dat werkt.