Alles voor je fondsaanvragen, op één plek
Fondspilot is opgebouwd rond projecten. Elk project heeft één plan en één begroting, en daaruit maak je de aanvragen voor verschillende fondsen.
Eén masterversie van je verhaal
Bijna elk fonds vraagt dezelfde dingen, alleen in een andere volgorde en lengte: wat ga je doen, voor wie, waarom is het nodig, wat levert het op en wat kost het. In Fondspilot schrijf je dat één keer uit, per onderdeel.
Die onderdelen zijn de bouwstenen voor elke aanvraag. Verander je de datum van het project of het aantal deelnemers, dan pas je het op één plek aan. Fondspilot laat zien welke aanvragen die gegevens ook gebruiken.
- Aanleiding en doelklaar
- Doelgroep en bereikklaar
- Activiteiten en planningklaar
- Organisatie en partnersconcept
- Resultaten en metingconcept
- Communicatie en naamsvermeldingleeg
Afstemmen zonder opnieuw te beginnen
Voor elk fonds maak je een aanvraagvariant. Daarin kies je welke onderdelen van je plan je gebruikt, kort je teksten in waar dat moet en leg je accenten die bij het fonds passen. Een cultuurfonds wil iets anders lezen dan een fonds dat op sociale samenhang stuurt.
Ook de begroting kan per aanvraag verschillen. Sommige fondsen betalen alleen bepaalde posten, of willen een deelbegroting voor hun bijdrage. Dat leg je per aanvraag vast, terwijl je totaalbegroting gewoon blijft kloppen.
- Provinciaal cultuurfondsingediend
- Plan max. 1.500 woorden1.410
- Gevraagd bedrag€ 12.500
- Regionaal vermogensfondsin voorbereiding
- Plan max. 2 A42,3 A4
- Gevraagd bedrag€ 10.000
Weten wat er nog ontbreekt
Bij elke aanvraag hoort een checklist met wat het fonds vraagt. Denk aan het beleidsplan, de jaarrekening, een uittreksel van de KvK, offertes of een sluitende begroting. Je vinkt af wat klaar is en uploadt de bijlage er direct bij.
Documenten die je vaker gebruikt, zoals statuten en de laatste jaarrekening, zet je één keer in de documentenmap van je organisatie. Daarna koppel je ze aan elke aanvraag waar ze nodig zijn.
- Projectplan✓
- Begroting en dekkingsplan✓
- Jaarrekening 2025✓
- Beleidsplan en ANBI gegevens✓
- Offerte geluid en lichtontbreekt
- Uittreksel KvK, niet ouder dan 6 maandenverlopen
Een begroting die altijd sluit
Je begroting bestaat uit kostenposten en een dekkingsplan. In het dekkingsplan zet je per bron of het om een aanvraag, een toezegging of eigen inkomsten gaat. Zo zie je precies hoeveel van je project al gedekt is en hoeveel je nog moet vinden.
Wordt een aanvraag afgewezen of lager toegekend, dan zie je meteen wat dat betekent voor de rest van je dekking.
- Totale kosten€ 48.500
- Toegezegd door fondsen€ 21.000
- Aangevraagd, nog geen besluit€ 15.000
- Eigen inkomsten (raming)€ 12.500
- Nog te dekken€ 0
Geen gemiste indiendatum meer
Alle data die ertoe doen staan in één kalender: sluitingsdata, besluitdata, de startdatum van het project en de momenten waarop je moet rapporteren. Je krijgt een herinnering per mail, standaard drie weken en één week van tevoren. Dat kun je per project aanpassen.
Werk je met meerdere bestuursleden, dan bepaal je per deadline wie de herinnering krijgt.
- 15 jan, aanvraag regionaal vermogensfondsover 3 weken
- 1 feb, aanvraag bedrijfsfondsgepland
- 1 mrt, besluit provinciaal fondsverwacht
- 1 okt, eindverantwoording gemeentena afloop
Hulp bij het afstemmen van je tekst
Het schrijven zelf doe je, want niemand kent je project beter. Maar het inkorten van een tekst tot een maximum aantal woorden, of het herschrijven voor een fonds met een andere focus, kost veel tijd. Daar helpt de schrijfhulp bij.
Je kiest een onderdeel en geeft aan wat je wilt: korter, concreter, meer nadruk op de doelgroep. De schrijfhulp werkt alleen met wat al in je plan staat en voegt geen feiten toe. Jij bekijkt het voorstel en neemt over wat je goed vindt.
Onderdeel: doelgroep en bereik
Inkorten van 412 naar maximaal 250 woorden, nadruk op jongeren uit de regio.
Voorstel klaar, 238 woordenVerantwoorden met wat er al ligt
Tijdens het project voer je uitgaven in en koppel je ze aan een begrotingspost. Bonnetjes en facturen upload je erbij. Omdat je per post weet welk fonds hem betaalt, kun je per fonds een overzicht maken van begroting tegenover realisatie.
Bij grote afwijkingen vraagt Fondspilot om een toelichting. Het inhoudelijke verslag schrijf je op basis van de doelen en resultaten die je in de aanvraag hebt beloofd, zodat je niet hoeft terug te zoeken wat je toen schreef.
- Huur locatie€ 6.000 / € 6.000
- Geluid en licht€ 9.500 / € 10.240
- Gages artiesten€ 14.000 / € 13.250
- Promotie€ 3.000 / € 2.870
- Afwijking geluid en lichttoelichting nodig
Het hele bestuur in hetzelfde dossier
De penningmeester doet de begroting, de voorzitter schrijft mee aan het plan en een vrijwilliger verzamelt de offertes. Iedereen werkt in hetzelfde project en ziet de laatste versie. Je bepaalt per persoon of iemand mag bewerken of alleen meekijken.
Wisselt het bestuur, dan blijft alle kennis over eerdere aanvragen gewoon bewaard bij de organisatie.
- Voorzitterbewerken
- Penningmeesterbeheerder
- Secretarisbewerken
- Vrijwilliger productiemeekijken
Probeer het met een echt project
Zet je volgende aanvraag in Fondspilot. Het eerste project is gratis, zonder einddatum.