Een fonds wil uit je begroting twee dingen halen. Ten eerste of je realistisch hebt nagedacht over wat je project kost. Ten tweede of het project ook doorgaat als zij bijdragen, oftewel: is de rest van het geld er of komt het er waarschijnlijk. Daarom bestaat een goede begroting altijd uit twee delen, de kosten en het dekkingsplan.
De kosten
Zet alle kosten van het project op een rij, gegroepeerd in logische posten. Bij een evenement zijn dat bijvoorbeeld locatie, techniek, programmering, promotie, personeel en organisatie. Bij een verbouwing gaat het om materiaal, arbeid, advies en vergunningen.
Een paar dingen om op te letten:
- Onderbouw grote bedragen. Heb je een offerte, noem dat dan en voeg hem toe. Werk je met een schatting, leg dan uit waar die op gebaseerd is, bijvoorbeeld de kosten van vorig jaar.
- Specificeer waar het kan. “Promotie € 3.000” zegt weinig. “Drukwerk € 800, online advertenties € 1.500, fotograaf € 700” laat zien dat je weet waar het geld naartoe gaat.
- Neem organisatiekosten op. Projectleiding, administratie en verzekeringen kosten echt geld. Veel fondsen accepteren een redelijk deel organisatiekosten, zolang het niet de hoofdmoot van de begroting wordt.
- Een post onvoorzien mag, maar houd hem klein. Een paar procent van het totaal is gebruikelijk. Sommige fondsen staan het helemaal niet toe, dus kijk dat per fonds na.
Btw: wel of niet meetellen?
Dit gaat vaak mis. Kan je organisatie de btw terugvragen bij de Belastingdienst, dan is btw voor jou geen kostenpost en begroot je inclusief btw. Kun je dat niet, wat bij veel stichtingen en verenigingen het geval is, dan betaal je de btw echt en begroot je inclusief btw. Vermeld in de begroting welke van de twee het is.
Het dekkingsplan
Daartegenover zet je waar het geld vandaan komt. Maak daarbij onderscheid tussen bronnen die zeker zijn en bronnen die dat nog niet zijn.
- Eigen bijdrage. Geld uit de reserves van de organisatie. Fondsen zien graag dat je zelf ook iets inbrengt.
- Eigen inkomsten. Kaartverkoop, deelnemersbijdragen, horeca. Dit is een raming, onderbouw hem met bezoekersaantallen en prijzen.
- Toegezegde bijdragen. Fondsen of sponsors die al ja hebben gezegd.
- Aangevraagde bijdragen. Fondsen waar je een aanvraag hebt lopen of nog gaat indienen. Noem ze bij naam, met het bedrag.
De som van het dekkingsplan moet gelijk zijn aan de totale kosten. Een begroting die niet sluit, roept direct de vraag op hoe je het tekort gaat oplossen.
Voorbeeld
Een vereenvoudigde begroting voor een eendaags openluchtconcert:
| Kosten | Bedrag |
|---|---|
| Locatie en vergunningen | € 4.500 |
| Geluid, licht en podium (offerte bijgevoegd) | € 9.500 |
| Gages en reiskosten artiesten | € 11.000 |
| Promotie | € 2.500 |
| Beveiliging en EHBO | € 3.000 |
| Organisatie en verzekeringen | € 2.500 |
| Onvoorzien | € 1.000 |
| Totaal | € 34.000 |
| Dekking | Status | Bedrag |
|---|---|---|
| Eigen bijdrage uit reserves | zeker | € 2.000 |
| Kaartverkoop (1.200 × € 10) | raming | € 12.000 |
| Gemeente, evenementensubsidie | toegezegd | € 7.500 |
| Provinciaal cultuurfonds | aangevraagd | € 8.000 |
| Lokaal bedrijfsfonds | aan te vragen | € 4.500 |
| Totaal | € 34.000 |
Fouten die fondsen vaak zien
- De begroting sluit niet, of sluit alleen omdat het gevraagde bedrag precies het gat vult.
- Het fonds wordt gevraagd om meer dan het maximum of het percentage dat het fonds hanteert.
- Er staan posten in die het fonds uitdrukkelijk niet vergoedt, zoals structurele exploitatie of eten en drinken voor de organisatie.
- De bedragen in de begroting en in de tekst van de aanvraag komen niet overeen.
- Kaartverkoop of andere inkomsten zijn veel te optimistisch ingeschat.
Tip: bewaar je begroting in een vorm die je later naast de werkelijke uitgaven kunt leggen. Bij de verantwoording vraagt bijna elk fonds om begroting en realisatie naast elkaar, en dan wil je dezelfde posten gebruiken.