Eindverantwoording aan een fonds: zo pak je het aan

Bij veel fondsen krijg je een deel van de bijdrage pas uitbetaald na goedkeuring van de verantwoording. Daarnaast onthouden fondsen hoe je met hun geld bent omgegaan. Een nette verantwoording maakt een volgende aanvraag kansrijker.

Lees eerst de toekenningsbrief

In de brief of overeenkomst waarmee het fonds de bijdrage toekent, staat wat ze terug willen zien en wanneer. Denk aan de uiterste datum, de vorm van het verslag, of een accountantsverklaring nodig is en hoe je het fonds moet noemen in je communicatie. Zet die afspraken meteen bij de toekenning in je agenda, en niet pas na afloop.

Het inhoudelijke verslag

Hierin vertel je wat er is gebeurd. Gebruik je aanvraag als leidraad en loop de beloftes één voor één langs.

• Activiteiten. Wat is er uitgevoerd, en wat niet of anders dan gepland?
• Bereik. Hoeveel deelnemers of bezoekers waren er, en hoe verhoudt dat zich tot je verwachting?
• Resultaten. Zijn de doelen gehaald? Gebruik de meetpunten die je in de aanvraag noemde.
• Wat ging anders. Wees eerlijk over tegenvallers en leg uit hoe je ermee bent omgegaan. Fondsen waarderen dat meer dan een verslag waarin alles perfect ging.
• Beeld. Een paar foto's, een link naar een video of een persbericht maakt het verslag levendig.
• Naamsvermelding. Laat zien waar en hoe je het fonds hebt genoemd, bijvoorbeeld met het logo op een poster of de website.

De financiële verantwoording

Het hart van de financiële verantwoording is een overzicht van de begroting naast de werkelijke kosten en inkomsten, per post. Gebruik daarbij dezelfde posten als in je aanvraag, anders is de vergelijking voor het fonds niet te maken.

Geef bij grotere afwijkingen een korte toelichting. Wat als groot geldt, verschilt per fonds. Sommige noemen een percentage, andere laten het aan jou. Bij twijfel is een zin uitleg nooit verkeerd.

Overschot of tekort

Valt het project goedkoper uit dan begroot, dan kan het fonds een deel van de bijdrage terugvragen of lager vaststellen. Bij een tekort betaalt een fonds meestal niet bij, maar wil het wel weten hoe je het hebt opgelost. Neem in beide gevallen contact op met het fonds als je het al tijdens het project ziet aankomen.

Bewijsstukken

Niet elk fonds vraagt om facturen, maar bewaar ze altijd. Bij grotere bedragen of steekproeven kan het fonds ze alsnog opvragen. Het makkelijkst is om facturen en bonnen tijdens het project al te koppelen aan de juiste begrotingspost.

Op tijd beginnen

De meeste stress rond verantwoording komt doordat alles na afloop moet worden uitgezocht. Houd tijdens het project bij wat je uitgeeft en wat je bereikt, en het verslag schrijft zich voor een groot deel vanzelf.